Planilla Suite
Guía de práctica

¿Quieres saber cuánto pagar y entender cada resultado? Con Planilla Suite puedes organizar salarios, asistencia, incapacidades, aguinaldos y liquidaciones. Soy Sussan. Vamos a recorrerlo paso a paso.

Al terminar, podrás crear colaboradores, configurar horarios, revisar marcaciones y preparar una nómina con su detalle diario. Veremos cómo registrar un PSG, es decir, un permiso sin goce de salario, y otras novedades. También aprenderás a ingresar incapacidades, revisar aguinaldos y preparar liquidaciones. En restaurantes, separaremos propinas, servicio y bono de cocina; revisaremos a quién corresponde cada importe y cómo registrar sus pagos. Después recorreremos reportes, exportación para CCSS y el portal privado del colaborador. Usaremos pantallas actuales de Noah con personas y datos ficticios de capacitación. Puedes pausar el video y volver a cualquier capítulo. Sigue el proceso en orden: configurar, registrar, revisar, calcular y comprobar. Así entenderás de dónde sale cada resultado antes de utilizarlo en tu operación.

Comienza en Planilla Suite y confirma la Localidad. Todo el recorrido depende de trabajar con el negocio correcto. En Empleados encontrarás las fichas y el acceso a Horario y Enlace del empleado. Novedades laborales reúne PSG y movimientos, incapacidades, aguinaldos y liquidaciones. Propinas y servicio administra esos conceptos por separado. Asistencia muestra el calendario; Relojes configura los dispositivos; En turno ayuda a revisar jornadas abiertas. En Nómina crearás períodos y calcularás resultados. Reportes y CCSS permite consultar y descargar información. Arriba, Actualizar recarga las listas. La tarjeta Nómina calculada muestra el neto del cálculo actual, no confirma un desembolso. En este tutorial usaremos registros ficticios. Si cambias de localidad, vuelve a seleccionar el período, calcular y consultar los reportes antes de continuar.

En Empleados, pulsa Nuevo empleado. Se abre Nuevo colaborador. Completa Nombre y Apellidos, y escribe la Cédula o identificación como corresponde al documento: no recortes sus dígitos. Si utilizará reloj, registra también el Código reloj biométrico que permitirá relacionar sus marcas. Confirma la Localidad y la Fecha de ingreso. Revisa Salario base, Precio por hora, Código de ocupación para la Caja Costarricense de Seguro Social, Clase de seguro y Colaborador activo; explicaremos sus efectos enseguida. Pulsa Guardar y espera Empleado guardado correctamente. Después busca a la persona por nombre o cédula y comprueba la fila. Editar permite corregir la ficha; Cancelar descarta lo que todavía no guardaste. Si aparece una identificación duplicada, revisa el registro existente antes de crear otro. El ingreso de empleados no configura por sí solo sus horarios ni registra sus asistencias.

Abre Editar y revisa los datos económicos. Salario base y Precio por hora son campos distintos. El cálculo utiliza la tarifa por hora; cuando no existe una tarifa almacenada, esta versión puede derivarla del salario base dividido entre doscientos cuarenta. Comprueba siempre el precio mostrado después de guardar, especialmente si modificaste el salario. No asumas que borrar la tarifa restablece un cálculo automático. En nuestro ejemplo, Ana tiene una tarifa ficticia de dos mil colones por hora. Elige la Clase de seguro según su condición documentada: la pantalla ofrece Con IVM y Sin IVM. Completa el Código ocupación CCSS y la Fecha de ingreso. La jornada se configura desde Horario. Los porcentajes, bases y clasificación aplicables deben revisarse con el responsable de planilla; no se eligen para hacer coincidir un neto deseado.

Desde Empleados, pulsa Horario. Semana y ausencias muestra fechas y novedades para contrastar la programación. En Semanal fijo, completa Entrada y Salida de cada día y marca Libre cuando corresponda. Pulsa Guardar horario fijo. Si necesitas ciclos, abre Rotativo, selecciona Nuevo ciclo y completa Nombre del ciclo, Semanas, Inicia y, si aplica, Finaliza. Define cada semana y pulsa Guardar ciclo rotativo; durante su vigencia reemplaza al patrón fijo cuando esa modalidad está activa. Para asignaciones por fecha, entra en Casual, elige Fecha de la semana y Tipo de horario desde esta semana. Selecciona Casual y asigna Turno, Libre o Sin asignar. Puedes Copiar semana anterior y revisar cada fecha antes de Guardar semana. Sin asignar no equivale a descanso. Para volver al patrón, selecciona Semanal fijo o Rotativo en ese mismo selector y guarda. Comprueba siempre la semana resultante.

En Asistencia, selecciona el mes y busca al colaborador. Capas permite alternar Estado de marcas, Horas trabajadas e Incapacidades; Hoy vuelve al mes actual. Para registrar el momento presente, pulsa Marcar ahora, confirma Localidad e identificación y utiliza Entrada, Salir a almuerzo, Regresar de almuerzo o Salida. Se registra la hora actual de Costa Rica. Si hay geocerca activa, completa el consentimiento y la ubicación solicitados. Para una omisión comprobada utiliza Ajustar marca, o abre el día y selecciona el tramo exacto. Completa entrada, salida y, cuando corresponda, ambos extremos del almuerzo. Escribe Motivo del ajuste y pulsa Guardar ajuste. El motivo requiere al menos cinco caracteres y el cambio queda auditado. Revisa el calendario actualizado. Una jornada abierta o un almuerzo incompleto necesitan comprobación; no inventes horas para cerrar un pendiente.

En Relojes puedes Agregar reloj o Editar uno configurado. Completa Nombre del reloj, Proveedor, Localidad, IP o host, Puerto, Usuario y Clave con apoyo técnico. Revisa Modo y Estado: PULL significa que Noah consulta el reloj; PUSH, que el dispositivo o un gateway envía la información. Guarda y comprueba Dispositivos configurados. Para una sincronización manual compatible, define Desde y Hasta y pulsa Sincronizar. Lee el resultado de aplicadas, omitidas y errores; no confundas terminar la consulta con importar todas las marcas. Importar empleados crea fichas desde un Hikvision compatible: revisa después identificación, salario y horario. Esa importación automática no está disponible aquí para cualquier proveedor. Finalmente, abre En turno, pulsa Consultar y utiliza Incluir fuera de turno y sin marcación para ampliar la revisión. Una Abierta antigua debe investigarse. Las credenciales del reloj nunca se muestran en esta capacitación.

PSG significa permiso sin goce de salario. Para registrarlo, entra en Novedades laborales, PSG y movimientos. Selecciona al colaborador, el tipo de novedad y las fechas Desde y Hasta. Agrega una referencia y observaciones. El PSG no lleva monto. Aquí también registras vales, rebajos de alimentación, subsidios, bonificaciones, pensiones alimentarias y vacaciones pagadas. Para estos movimientos, ingresa el monto total del rango, no un importe diario. Si el rango abarca dos períodos, el sistema distribuye ese monto según los días incluidos. En los ingresos, revisa la opción que indica si forman parte del salario. Elige Aprobada para incorporarla al cálculo, o Borrador para continuar revisándola. Pulsa Guardar y comprueba la fila. Editar permite corregirla; Anular retira su efecto de cálculos posteriores. Desde Horario, Semana y ausencias, también puedes registrar PSG por fecha. Al editar allí, revisa el rango completo. Para vacaciones, confirma previamente los días disponibles y el monto correspondiente.

En Novedades laborales, abre Incapacidades y selecciona al colaborador. Escoge el tipo del documento: enfermedad de la CCSS, riesgo de trabajo del INS, licencia por maternidad u otra incapacidad. Ingresa las fechas de inicio y final, el número de boleta o caso y las observaciones. Revisa el salario diario de referencia: Noah puede sugerirlo a partir del salario base, pero debes confirmar que corresponde al caso. Comprueba también los porcentajes del patrono y de la entidad. Estos datos apoyan el cálculo interno; no representan una confirmación del subsidio que pagará la institución. Selecciona Aprobada o Borrador y pulsa Guardar. En el historial verifica persona, fechas, tipo y estado. Si aparece un conflicto de fechas, revisa las incapacidades, vacaciones o PSG existentes antes de reintentar. Para corregir o anular, abre Editar y guarda el estado correspondiente. Finalmente, recalcula la nómina y revisa el detalle diario. Registrar la incapacidad no reemplaza la revisión de un pago que ya estaba guardado.

Para revisar el aguinaldo, entra en Novedades laborales, Aguinaldos. Selecciona el Año de pago y pulsa Calcular. Noah suma las bases salariales registradas entre el primero de diciembre anterior y el treinta de noviembre, y divide entre doce. Antes de continuar, comprueba que ese historial esté completo. Una base vacía o incompleta no significa que la persona no tenga un monto pendiente. Revisa Base salarial, Aguinaldos, Pendientes y las filas. Si corresponde un ajuste documentado, recuerda que el campo Ajustes modifica la base del cálculo, no directamente el total final. Confirma también la clasificación de los ingresos: salario y subsidio no son lo mismo. Pulsa Guardar para conservar el cálculo. Marcar pagado debe utilizarse cuando el pago ya se haya realizado y respaldado; ese botón registra el estado, no envía dinero. Vuelve a comprobar la fila y su estado. El colaborador podrá consultar el aguinaldo registrado desde su portal.

Abre Liquidaciones y selecciona al colaborador. Elige el Motivo de salida correspondiente a la documentación. Revisa las fechas de ingreso y salida, indica si la persona trabajó el preaviso, los días de vacaciones pendientes y el salario pendiente. Los días de vacaciones se ingresan aquí: confirma ese saldo previamente. En Promedios y ajustes avanzados puedes revisar los promedios de seis meses y cincuenta semanas, el ajuste a la base de aguinaldo, otros pagos y deducciones autorizadas. Pulsa Calcular. Examina el Resumen estimado y cada rubro. Si faltan pagos históricos, el sistema muestra advertencias y propone valores que debes comprobar. Después de corregir cualquier dato, vuelve a calcular. Guarda un borrador y verifica que apareció en Liquidaciones guardadas antes de repetir la acción. Luego puedes Aprobar y, cuando el pago esté realizado, Marcar pagada. Anular está disponible para borradores o aprobadas. Estos estados documentan el proceso; no ejecutan el pago ni desactivan automáticamente al empleado.

Antes de configurar el reparto, separa tres conceptos. La propina voluntaria, llamada extra tip en Noah, es un importe adicional del cliente. El Servicio diez por ciento es otro rubro y aparece identificado por separado. El bono patronal de cocina es un costo adicional del negocio. No se obtiene quitando dinero al servicio. En Noah, el Servicio diez por ciento se asigna íntegramente al colaborador elegible de salón asociado con el vendedor que atendió la venta. El extra tip sigue la regla de reparto y los turnos configurados. Cocina queda fuera de ese reparto y puede participar en su bono separado. El sistema identifica el bono de cocina como salarial y lo incorpora por la vía de planilla; servicio y propinas mantienen su saldo de beneficios. Confirma la política aplicable antes de configurar el reparto. Y recuerda: acreditar un importe a una persona y registrar que ya se lo pagaste son dos pasos diferentes.

En Propinas y servicio, abre Equipo y reglas. En cada colaborador pulsa Configurar. Define Puesto de trabajo, Área principal y, cuando corresponda, Vendedor POS asociado. Esa asociación identifica sus ventas y no debe compartirse con otro colaborador. Revisa Participa en distribuciones y activa únicamente los beneficios que correspondan: extra tip, Servicio diez por ciento o bono patronal de cocina. La participación relativa funciona como un peso: dos personas con uno reciben partes iguales; con dos y uno, reciben proporciones diferentes. Guarda y verifica los indicadores de la fila. Después, en Reglas de asignación, elige quién recibe el extra tip: personal de atención del turno, meseros y vendedores, o el vendedor de esa venta. Revisa el porcentaje que se distribuye y el bono patronal de cocina; pulsa Guardar reglas. La elegibilidad se revisa a la hora de cada venta: primero se usa el horario asignado y, si no existe, las marcaciones. Días libres y ausencias aprobadas quedan excluidos. Revisa también los turnos.

En Revisar reparto, selecciona Desde y Hasta y pulsa Vista previa. Esta consulta todavía no cambia saldos. Revisa primero Validación por venta: factura, vendedor, beneficiarios e importes. Después comprueba Asignaciones por colaborador, el rubro, la participación y el turno. Distingue lo que ya aparece Acreditado de lo que está Por acreditar. El extra tip intenta acreditarse automáticamente al registrar la venta; aquí puedes revisar ese resultado y los beneficios pendientes. Si una venta con Servicio diez por ciento no tiene un beneficiario válido, corrige la asociación y el turno antes de continuar. No reemplaces al destinatario por aproximación. Un porcentaje de tip menor al total también puede dejar dinero pendiente. Genera nuevamente la vista previa después de corregir. Cuando la información sea correcta, pulsa Acreditar beneficios pendientes. Noah conserva los créditos existentes y registra los nuevos. Si los datos cambiaron, vuelve a revisar la consulta. Al finalizar, comprueba los pendientes y advertencias: una confirmación parcial no significa que todo haya quedado distribuido.

Abre Saldos y pagos. Selecciona el rango y, si necesitas revisar a una persona, el Colaborador. Pulsa Consultar y compara Créditos, Pagos y débitos y Saldo acumulado con la tabla de movimientos. No confundas un crédito con dinero ya entregado. Para documentar un pago, pulsa Registrar pago, selecciona la persona e ingresa Monto, Método, Referencia o comprobante y Notas. Confirma y verifica el débito y el nuevo saldo. Esta acción registra pagos de beneficios no salariales; no transfiere dinero ni liquida el bono de cocina. Los bonos y comisiones salariales corresponden al proceso de planilla. Si el pago supera el saldo disponible, revisa los movimientos antes de continuar. Cuando exista una corrección respaldada, utiliza Ajuste manual. Selecciona el Rubro y si es Crédito o Débito, introduce un monto positivo y explica el Motivo. Guarda el ajuste y comprueba su movimiento. No repitas manualmente una propina que ya fue acreditada desde la venta.

En Propinas y servicio, la pestaña Horas extra permite revisar las horas candidatas detectadas a partir de la asistencia y la jornada configurada. Selecciona Desde, Hasta y Estado, y pulsa Consultar. Abre Revisar en una fila pendiente. Compara las horas trabajadas, la jornada y las candidatas; lee también la nota del colaborador. Contrasta el horario y las marcas originales. Elige Aprobar horas candidatas o Rechazar horas candidatas y escribe un motivo concreto. Después pulsa Guardar decisión. La revisión conserva responsable, fecha y motivo, sin cambiar las marcaciones originales. No des por hecho que rechazar aquí descuenta automáticamente esas horas del cálculo de nómina. Regresa a la nómina, revisa el detalle diario y confirma las horas que se están liquidando antes de registrar el pago. Si existe una diferencia, identifica la fecha, la asistencia y el resultado esperado para solicitar su revisión.

Con las fichas, jornadas y novedades revisadas, entra en Nómina. En Crear período confirma Localidad y selecciona Tipo de pago: Semanal, Quincenal o Mensual. Fecha ancla propone un rango, pero debes comprobar Fecha inicio y Fecha fin antes de guardarlo. Puedes corregir ambos campos; Recalcular fechas vuelve a generar la propuesta. En nuestro ejercicio utilizaremos una semana de capacitación. Pulsa Crear período y verifica el mensaje de éxito y la nueva fila en Períodos registrados, con estado ABIERTO. Si aparece un período solapado, consulta los existentes: cambiar el tipo de pago no permite duplicar las mismas fechas en la localidad. Crear el período todavía no calcula ni registra pagos. Seleccionarlo como mensual tampoco convierte automáticamente un salario en un pago fijo. Conserva identificado el rango que utilizarás en todas las comprobaciones siguientes.

En la fila del período correcto, pulsa Calcular. Resultado del cálculo muestra los empleados y cuatro totales: Ingresos, Deducciones, Neto a pagar y Cargas patronales. El neto resulta de restar deducciones a ingresos; las cargas patronales se muestran aparte y no se vuelven a descontar al trabajador. Revisa cada fila: tarifa, horas ordinarias, extra y feriado, incapacidad, días PSG, novedades e inconsistencias. El cálculo toma las marcaciones y horarios actuales, las novedades e incapacidades aprobadas y las variables salariales correspondientes. Un borrador no tiene el mismo efecto que un registro aprobado. Calcular no registra un pago: primero permite revisar. Si cambiaste una asistencia, un salario o una novedad, vuelve a calcular antes de continuar. Las tasas y bases deben estar verificadas para tu caso; un resultado mostrado no sustituye esa revisión.

Pulsa Detalle en la fila del colaborador. En Detalle diario revisa Fecha, Entrada, Salida almuerzo, Regreso almuerzo, Salida, horas, Estado y Nota. El sistema suma los tramos completos y descuenta el almuerzo cuando sus marcas son válidas. Una entrada sin salida no demuestra una jornada completa. La separación entre horas ordinarias y extra depende del horario aplicado; también debes revisar feriados, días libres y ausencias. Si hay varios tramos, comprueba todos antes de corregir. La revisión administrativa de una hora extra y su clasificación en este cálculo deben reconciliarse: no supongas que rechazar una solicitud elimina automáticamente el importe. Cierra este diálogo, corrige el origen en Asistencia o la ficha correspondiente y vuelve a Calcular. Comprueba de nuevo el detalle y los totales; nunca ajustes un registro solo para que coincida con una cantidad esperada.

Cuando el cálculo esté revisado, utiliza Registrar pago en la fila de una persona. Espera el mensaje Pago registrado y comprueba Reporte de pagos. Este botón guarda el registro en Noah; no ejecuta por sí mismo una transferencia bancaria. Registrar todos procesa los colaboradores del cálculo uno tras otro. Si ocurre un error, algunos registros anteriores pueden haber quedado guardados: consulta el reporte antes de repetir. Si aparece Nómina desactualizada, revisa las novedades o variables que cambiaron y vuelve a Calcular. Registrar otra vez el mismo empleado y período reemplaza su registro en el sistema; no debe confundirse con hacer otro desembolso. Conserva la evidencia del pago real y reconcilia ambos procesos. Antes de pasar al cierre, verifica que ingresos, deducciones, neto, empleado y período correspondan a lo autorizado.

Para terminar la revisión administrativa, regresa a Nómina y localiza el período por sus fechas. Comprueba los registros de pago y pulsa Cerrar. Esta acción se aplica directamente: asegúrate de elegir la fila correcta. El estado cambia a CERRADO y ese botón deja de estar disponible. Cerrar no realiza pagos, no presenta la información a CCSS y no convierte el cálculo en una instantánea inmutable. En esta versión todavía puedes consultar y recalcular con los datos actuales. Tampoco hay un botón de reapertura en esta pantalla. Si necesitas corregir algo después, evita improvisar otro período superpuesto. Contacta a soporte indicando localidad, número y fechas del período, colaborador y diferencia concreta. Conserva la evidencia previa y acuerda el procedimiento antes de reemplazar registros relacionados con pagos ya realizados.

En Reportes y CCSS, abre Reporte de asistencia. Confirma Localidad, Inicio y Fin; puedes filtrar un Colaborador y activar Incluir días sin marcación. Pulsa Ver reporte y revisa el resumen por empleado y el detalle diario. Exportar resumen descarga los resultados resumidos que ya cargaste; si cambias filtros, consulta otra vez antes de exportarlo. Exportar CSV genera el detalle con los filtros actuales. Son archivos diferentes. En Reporte de pagos utiliza los mismos tipos de filtro y pulsa Ver reporte. Aquí las fechas corresponden al momento en que registraste el pago, no necesariamente al período trabajado. Si no aparece una nómina anterior, revisa ese rango. Exportar CSV permite conciliar ingresos, deducciones y total con tus comprobantes. Los archivos son CSV para abrir en una hoja de cálculo; descargarlos no envía información al banco ni a CCSS.

En Exportación CCSS o SICERE, confirma Período y Localidad. Completa Número patronal completo y Sucursal CCSS. Número patronal para nombre de archivo es opcional y no reemplaza el dato del registro. Revisa Modo de cambio obrero; para el caso mostrado utilizaremos AUTO, que considera la fecha de ingreso. Los movimientos especiales deben comprobarse con soporte antes de utilizarlos. La suspensión es una decisión explícita, no una opción de prueba. Pulsa Previsualizar y lee Validaciones detectadas, nombre de Archivo, cantidad de Registros treinta y cinco y Vista previa. Corrige los datos necesarios y consulta otra vez. Después puedes Descargar TXT. La exportación recalcula el rango seleccionado; no consolida automáticamente varias quincenas. Confirma que el alcance mensual y el formato vigente correspondan al trámite. Descargar no presenta la declaración ni acredita aceptación por CCSS: conserva y verifica el resultado del envío por el canal correspondiente.

Practica ahora el recorrido con un colaborador de ejemplo. Primero confirma localidad, identificación, fecha de ingreso, salario, tarifa y horario. Después revisa las marcas completas, almuerzos, ausencias y novedades aprobadas. Mantén separados salario, propinas, servicio y demás beneficios. Crea el período sin duplicar fechas, calcula y abre Detalle para justificar cada resultado. Revisa inconsistencias, registra los pagos autorizados y compruébalos en el reporte, usando la fecha de registro adecuada. Solo entonces marca el cierre administrativo. Guarda los CSV y, cuando corresponda, revisa la previsualización del TXT con el responsable de planilla. No uses datos reales para practicar ni confundas una descarga con una presentación aceptada. Si algo no coincide, vuelve al capítulo de ese paso y reúne localidad, período, colaborador, captura y pregunta específica. Esa evidencia permite resolver la duda sin repetir toda la capacitación.

Para que cada persona consulte su información, entra en Empleados y pulsa Enlace del empleado en su fila. También puedes abrir Portal desde Equipo y reglas. Comprueba el nombre y define la fecha de vencimiento, utilizando la hora de Costa Rica. Pulsa Generar y copiar. El enlace es privado: entrégalo únicamente a ese colaborador y no lo publiques en grupos. Si la copia falla, selecciona Enlace privado y cópialo manualmente. También puede aparecer Compartir. Conserva el enlace antes de cerrar, porque el historial no permite recuperar su contenido anterior. En Historial de enlaces puedes revisar vigencia y último acceso, o pulsar Revocar cuando deba dejar de funcionar. Crear uno nuevo no revoca por sí solo los anteriores. Las marcaciones del portal usan la configuración de la localidad. En Equipo y reglas puedes configurar y guardar la geocerca; si se utiliza, prepara también el procedimiento supervisado para problemas de ubicación o una excepción temporal autorizada.

Al abrir tu enlace, revisa la jornada actual. Según su estado, podrás Marcar entrada, Salir a almuerzo, Regresar de almuerzo o Marcar salida, agregando una nota cuando haga falta. Si la localidad exige geocerca, acepta el consentimiento y permite la ubicación al marcar; si falla, contacta a administración. Para consultar información histórica, selecciona Desde y Hasta y pulsa Consultar. Resumen separa horas, créditos y saldo de beneficios. Asistencia muestra las marcas; Propinas y servicio, los movimientos. En Horario y prestaciones consulta Semana actual o Próxima semana y las incapacidades, aguinaldos y liquidaciones registrados. El horario no cambia con el filtro de pagos. PSG y novedades muestra lo registrado por administración. En Pagos puedes abrir el desglose de la planilla. Si detectas una diferencia, entra en Solicitudes, elige Tipo de información, agrega la fecha o referencia y describe qué necesita corregirse. Pulsa Enviar solicitud y consulta su estado. Enviar la petición no cambia automáticamente el dato. Indica siempre el paso y la diferencia concreta.

Si quedan dudas, contacta a nuestro equipo de soporte para una sesión de capacitación. Lleva preguntas específicas, el período y una captura del paso que necesitas revisar. Así aprovechamos mejor la sesión.