Soluciones empresariales · Costa Rica
Aprende a configurar y utilizar toda la agenda de Noah desde cero.
Un solo recorrido para clínicas, veterinarias, barberías y otros negocios: crea colaboradores y servicios, organiza y confirma citas, configura WhatsApp, conecta Google Calendar y continúa con la atención, el cobro y los reportes.
Agenda de Noah desde cero: configuración y uso completo
Un solo recorrido para preparar colaboradores y servicios, organizar citas, configurar WhatsApp QR o API, conectar Google Calendar y atender cada visita. Incluye los pasos del administrador y del equipo para clínicas, veterinarias, barberías y otros negocios de servicios.
El video todavía no está disponible. Puedes consultar los pasos de la guía.
Guía de la agenda
Prepara la localidad y los accesos
Define en qué localidad se atenderán las citas y quién preparará el sistema. El administrador configura usuarios, catálogo y conexiones; el equipo autorizado organiza las reservas. Mantén la misma localidad al crear colaboradores, servicios y canales de WhatsApp. Si una opción aparece deshabilitada, revisa con el administrador el rol y los permisos de tu usuario.
Crea al colaborador como usuario
Abre Control Usuarios y pulsa Crear Usuario. Completa Nombre de usuario, Tipo de documento, Correo electrónico, Contraseña, Rol y Localidad; agrega documento, teléfono o puesto cuando corresponda. Elige un rol existente adecuado a su trabajo y pulsa Guardar. Verifica que aparezca en la lista y esté Activo. Los colaboradores de Agenda provienen de los usuarios activos de la localidad.
Comprueba el acceso y la presencia del colaborador
Si necesitas una excepción de acceso, en Usuarios abre Asignar accesos, entra a Componentes, busca Agenda y elige Heredar rol, Permitir o Denegar; pulsa Guardar accesos. Permitir la pantalla no habilita por sí solo todas las operaciones de cualquier rol. Vuelve a Agenda, selecciona Localidad y pulsa Actualizar. Comprueba que el colaborador aparezca; puedes pulsar su avatar, Seleccionar imagen y Guardar avatar.
Crea el servicio en Productos
Con un usuario autorizado, abre Productos, elige Sucursal / localidad y pulsa Nuevo producto. En Aplicar gestión en, marca la localidad correspondiente. Completa Nombre del producto y selecciona SERVICIO en Tipo principal. Revisa Código interno y Código CABYS, así como Venta, % IVA y si el precio incluye IVA, según la configuración que corresponda a ese servicio.
Define la duración y guarda el servicio
En Horario de servicio, completa Hora inicial, Hora final y Duración del servicio (minutos); por ejemplo, 45 minutos. Pulsa Agregar si es nuevo o Actualizar si ya existe. Después verifica que el servicio se encuentre en el catálogo. Los bloqueos efectivos de disponibilidad del colaborador se configuran en Horarios de Agenda; revisa por separado los horarios que ofrece el enlace público.
Prepara paquetes cuando vendas varias sesiones
Si el servicio se ofrece como paquete, activa Usar sesiones y completa Sesiones incluidas y Precio por sesión. Define si Permite cobrar por sesión y revisa el precio total antes de Agregar o Actualizar. En la reserva, verifica la modalidad de la línea: venta del paquete o uso de una sesión ya adquirida. Comprueba el cliente y las sesiones disponibles antes de aplicar una sesión; una sesión ya pagada no debe cobrarse otra vez.
Recorre el calendario
En Agenda, selecciona Localidad, Colaborador y Fecha. Alterna Vista entre día, semana y mes. Usa Hoy, Anterior y Siguiente para moverte y Actualizar para consultar de nuevo. Revisa los colores de estado y los indicadores de reservas, confirmadas y pendientes. Asegúrate de estar en la localidad y fecha correctas antes de crear o mover una cita.
Bloquea descansos, ausencias y horarios no disponibles
Abre Horarios. Elige Colaborador, Tipo, Motivo y Aplicar a. Para un bloqueo puntual, selecciona Fecha; para repetirlo, el día de la semana y las fechas de vigencia que correspondan. Revisa inicio y fin antes de guardar. Consulta el calendario y el acceso público para verificar que esos periodos ya no se ofrezcan para nuevas citas.
Registra el cliente y el horario de la cita
Pulsa Nueva reserva. Selecciona Localidad, Colaborador, Fecha y hora de inicio. Busca al cliente existente o completa sus datos; revisa el teléfono y su código de país. Agrega notas operativas útiles para la atención. La asignación del profesional se hace en cada reserva: elegir un servicio no crea una relación permanente entre ese servicio y un colaborador.
Agrega servicios y productos a la reserva
En Servicios y productos, busca por Código, producto o servicio; escribe al menos tres caracteres cuando busques por nombre. Selecciona el resultado y revisa Cant, Precio, Desc y Min de cada línea. Comprueba la hora Fin y el total recalculado. Puedes reunir un servicio con los productos que se venderán durante la visita; revisa los datos antes de Guardar.
Guarda, reprograma y comprueba el estado
Pulsa Guardar y verifica que la cita aparezca en el calendario. Ábrela para corregir fecha, colaborador, servicios o estado y vuelve a guardar. En la vista diaria también puedes mover reservas cuando tu rol lo permita. Usa Cancelar reserva cuando corresponda y consulta Historial para revisar los movimientos. Si aparece modo local, comprueba la conexión y que la reserva se haya registrado en el servidor antes de darla por confirmada.
Prepara el canal de WhatsApp en Panel Control
El administrador debe tener preparada la comunicación entre NOAH y el CRM. En Panel Control, selecciona la localidad y abre WhatsApp QR / API. Completa Nombre del canal, Teléfono comercial y Código país. Si el número ya tiene canal, pulsa Buscar canales, selecciónalo en Canal existente en CRM y pulsa Usar canal. Usa un canal que corresponda a la misma localidad.
Vincula el teléfono por WhatsApp QR
Para un canal nuevo, pulsa Crear canal QR; el sistema también inicia la conexión. Para uno existente, usa Conectar / QR. En el teléfono del negocio abre WhatsApp, entra a Dispositivos vinculados y pulsa Vincular un dispositivo; autoriza y escanea el QR mostrado. Usa Consultar estado para comprobar la conexión y el número. Activa Agenda automática, revisa Aviso anti-SPAM y Pie del mensaje, y pulsa Guardar mensajería. Un QR mostrado todavía no significa que el teléfono esté conectado.
Prepara WhatsApp API oficial con el administrador
Si usarás API oficial, el administrador prepara la app comercial y Embedded Signup en Meta. En Configuración del CRM, abre Meta WhatsApp API y selecciona Localidad. Completa Meta App ID, Meta App Secret, Embedded Signup Config ID, Webhook Verify Token, URL pública del CRM y Graph API version; pulsa Guardar Meta. Configura y verifica en Meta el webhook que muestra el CRM. Conserva los secretos privados; esta preparación debe estar terminada antes de conectar la cuenta del negocio.
Conecta el canal API y selecciónalo en NOAH
En Panel Control, pulsa Configurar WhatsApp API en CRM. En Canales, elige Localidad a conectar y pulsa Conectar WhatsApp API o Conectar con Facebook. En el flujo oficial de Meta, autoriza el negocio, la cuenta WhatsApp Business y el número verificado. Al volver, revisa Número de WhatsApp, Localidad y Nombre del canal, y pulsa Guardar canal API. Resuelve cualquier aviso de webhook pendiente. Vuelve a NOAH: Buscar canales, seleccionar el API, Usar canal, activar Agenda automática y Guardar mensajería. El estado configurado no demuestra que un mensaje haya llegado.
Configura la anticipación y el mensaje de Agenda
En Agenda, pulsa Confirmaciones. Revisa Localidad, Antelación y Canal WhatsApp; activa Enviar confirmaciones automáticamente. Escribe el Mensaje con {cliente}, {servicio}, {fecha}, {hora} y {localidad}, y pulsa Guardar. El administrador revisa cupo, estado y vencimiento si se cobra ese servicio por aparte. No uses {confirm_url} como enlace listo: el flujo actual de Agenda no lo genera. Los avisos por API fuera de la ventana de atención necesitan una plantilla aprobada y una integración compatible; este formulario no selecciona esas plantillas.
Verifica la entrega y registra la respuesta del cliente
Con una cita de prueba autorizada y guardada, revisa el teléfono y pulsa Confirmar, el botón con icono de WhatsApp. Comprueba la conversación en el CRM y la recepción en el teléfono destinatario. Si se abre WhatsApp manual, revisa el texto y envíalo desde allí: abrir la ventana no lo envía. Después de la respuesta real del cliente, elige Estado Confirmada o Cancelada y Guarda. El flujo actual no garantiza que responder SI o NO actualice automáticamente la cita. Procesar ahora puede enviar recordatorios pendientes; úsalo solo cuando quieras ejecutar esos envíos.
Verifica el acceso público antes de compartir Link citas
Selecciona la localidad y abre Link citas. Pulsa Abrir y comprueba los servicios, colaboradores y horarios ofrecidos. El catálogo del acceso público necesita preparación propia del administrador o soporte; crear un SERVICIO en Productos o marcar Visible en la web no lo publica automáticamente en reservas. Cuando esté verificado, usa Copiar o Enviar por WhatsApp. El cliente elige servicio, colaborador y horario, completa sus datos y registra la reserva; el equipo debe comprobar que aparezca en Agenda.
Prepara el proyecto Google y la autorización
Para conectar Google Calendar desde cero, el administrador crea o selecciona un proyecto en Google Cloud y habilita Google Calendar API. En Google Auth platform configura Branding, Audience y Data Access, con los datos de la app y usuarios de prueba cuando corresponda. La integración utiliza acceso a eventos de calendario y al correo de la cuenta. La cuenta que autorices debe poder editar el calendario que usarás.
Crea las credenciales OAuth de Google
En Agenda, selecciona la localidad, abre Google Calendar y copia Redirect URI autorizado. En Google Auth platform, entra a Clients y crea un cliente de tipo Web application; pega ese URI exacto en Authorized redirect URIs. Copia Google Client ID y Google Client Secret en NOAH. El Client ID termina en .apps.googleusercontent.com y no es el correo. Deja Calendar ID en primary para el calendario principal o escribe el ID de otro calendario que puedas editar. Agrega Nombre interno y pulsa Guardar; no compartas el secreto.
Autoriza la cuenta Google y comprueba la conexión
Pulsa Conectar Google. En la ventana oficial elige la cuenta correcta y concede los permisos; la contraseña se introduce únicamente en Google. Al volver, comprueba Conectado, el correo y Calendar ID. Activa Sincronización activa y pulsa Guardar. Si aparece redirect_uri_mismatch, compara el URI de NOAH con el registrado en Google. Una app externa en Testing con permisos de calendario puede necesitar una nueva autorización a los siete días; el administrador debe preparar su configuración de producción.
Sube reservas, importa eventos y revisa un caso real
Subir reservas envía un lote desde la Fecha seleccionada; no se limita a lo visible en día, semana o mes. Importar Google es una acción independiente para traer eventos. Revisa los contadores, Última sincronización y cualquier error; no asumas que se importaron todos los eventos ni que existe sincronización continua en ambas direcciones. Abre una cita, pulsa Sync Google cuando corresponda y compara fecha, hora y duración con el calendario Google correcto. Confirma el resultado de una cita antes de repetir el proceso con más reservas.
Recibe al cliente y continúa con la atención
Cuando llegue el cliente, abre su reserva y pulsa Recibido si corresponde. Revisa los servicios realizados, productos, cantidades y sesiones. Preorden permite continuar en el flujo de venta; Facturar abre los datos necesarios para emitir. Comprueba cliente, documento, pago y total antes de confirmar. Si hay una factura o una operación pendiente de confirmar, revisa su resultado antes de repetirla; una reserva facturada no se cancela como una cita pendiente.
Consulta reportes y comparte esta ayuda
Abre Reportes y elige los filtros para revisar citas, asistencia y resultados. Las canceladas y las de No asistió se consultan allí aunque no aparezcan en la agenda diaria. Usa Historial en una reserva para revisar sus cambios. Vuelve a Ayuda de agenda cuando necesites repasar un paso; Copiar enlace o Compartir por WhatsApp envían esta página pública explicativa. Ese enlace de ayuda es distinto de Link citas, que permite reservar en tu negocio.
Qué puedes resolver con Agenda de citas
Aprende Agenda Noah desde cero: crea colaboradores y servicios, agenda y confirma citas, configura WhatsApp y Google Calendar y sigue cada atención.
- Calendario por localidad y colaborador
- Reservas desde un enlace público
- Confirmaciones con mensajería configurada
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye este tutorial completo de Agenda?
El recorrido comienza con usuarios, colaboradores, accesos y servicios. Continúa con horarios, citas, confirmaciones, WhatsApp QR o API, Google Calendar, reservas públicas, sesiones, atención, facturación y reportes. Es un solo tutorial que puedes consultar desde la ayuda del sistema y desde esta página pública.
¿La agenda sirve para clínicas, veterinarias y barberías?
Sí. Puedes organizar reservas por localidad y colaborador, registrar el cliente, seleccionar servicios y consultar el calendario. Cada negocio configura sus servicios, equipo y horarios de atención.
¿Mis clientes pueden reservar desde un enlace?
Sí. En Agenda, selecciona la localidad y abre Link citas. Copia o comparte ese enlace para que el cliente consulte el acceso público del negocio y complete su reserva.
¿Cómo se confirman las citas por WhatsApp?
Revisa el teléfono del cliente y configura Confirmaciones por localidad. El envío automático requiere un canal conectado, la configuración del servicio y disponibilidad de envío. Comprueba el resultado y el estado de la cita después de enviarla.
¿Puedo compartir este tutorial sin dar acceso a mi cuenta?
Sí. Esta página es pública y se abre sin iniciar sesión. Copia su enlace o compártelo por WhatsApp. La agenda operativa y los datos de tus clientes mantienen sus permisos de acceso.
¿Qué necesita conexión a internet?
Las reservas públicas, los envíos de mensajes y la sincronización con Google Calendar requieren conexión y sus servicios configurados. Si la agenda muestra el aviso de modo local, verifica la conexión y que los cambios se hayan registrado en el servidor antes de darlos por confirmados.